Šiuolaikinėje verslo aplinkoje, kai konkurencija auga, o laikinas resursas — vienas iš reikšmingiausių skaičių, mažosios įmonės ypač ieško būdų, kaip dirbti efektyviau. Vienas iš tokių būdų — darbo automatizavimas. Zapier – vienas iš populiariausių įrankių šioje srityje, kuris leidžia integruoti skirtingas aplikacijas ir automatizuoti pasikartojančias užduotis be programavimo žinių. Šiame tekste paaiškinsiu, kodėl mažosios įmonės turėtų apsvarstyti Zapier naudojimą, kokie yra pagrindiniai privalumai, į ką reikėtų atkreipti dėmesį ir kaip pradėti.
Kas yra Zapier ir kaip jis veikia
Prieš gilindamiesi į naudą, trumpai aptarkime, kas yra Zapier. Zapier – tai „no-code“ (be programavimo) platforma, leidžianti susieti įvairias internetines aplikacijas (pvz., el. paštą, CRM, duomenų lenteles, pokalbių sistemas ir pan.) ir sukurti automatines darbo eigas (vadinamas „Zaps“), kai vyksta tam tikras įvykis („trigger“) ir po to atliekama viena ar daugiau veiksmų („actions“). Zapier.com
Be to, Zapier palaiko tūkstančius aplikacijų integracijų, todėl pasirinkimo spektras gana platus. Zapier+1
Mažai įmonei tai reiškia: vietoj rankinio darbų atlikimo (pvz., kopijuoti duomenis iš vienos sistemos į kitą, siųsti ataskaitas, pranešimus ar priminimus) — galima nustatyti automatinius procesus, kurie veikia „užkulisiuose“.
Pagrindiniai privalumai mažosioms įmonėms
-
Taupomas laikas ir resursai
Mažose įmonėse dažnai darbuotojai atlieka rutininius darbus, kurie nesukuria didžiausios pridėtinės vertės—pvz., įvesti kontaktus CRM, persiųsti el. laiškus, sekti užklausas. Automatizavus šias užduotis naudojant Zapier, galima skirti daugiau laiko strateginiam darbui, klientų aptarnavimui, pardavimams. -
Mažesnė klaidų tikimybė
Rankinis duomenų kopijavimas arba daugybės sistemų naudojimas dažnai veda prie klaidų (duomenys neperkelti, pamirštas žingsnis, vėluojama reagavimas). Automatizuotas procesas reiškia, kad sistema veikia vienodai, be „žmogiškos klaidos“ elementų. -
Darbo procesų standarto kūrimas
Kai maža įmonė auga, dažnai susiduriama su situacija, kai kiekvienas darbuotojas daro šiek tiek kitaip. Zapier leidžia sukurti vienodą procesų eigą — kai gaunama užklausa, automatiškai įrašomas kontaktas, priskiriamas atsakingam asmeniui, išsiunčiama padėka ir pan. Tokiu būdu sukuriama vienoda klientų patirtis ir procesų kokybė. -
Greitesnis reagavimas į klientus
Automatizavus, pvz., naujo kliento registracijos ar užklausos sulaukus, sistema gali iškart siųsti sveikinimą, persiųsti informaciją atsakingam darbuotojui, informuoti vadovą. Tai padeda būti lankstesniems ir reaguoti sparčiau nei rankiniu būdu. -
Integracija tarp programų – vieningas darbo srautas
Dažnai mažosios įmonės naudoja kelias programas: el. paštas, CRM, projektų valdymą, apskaitos sistemą, socialinių tinklų valdymą. Zapier leidžia jas susieti: kai įrašomas naujas kontaktas CRM, automatiškai sukuriamas projektas, išsiunčiamas sveikinimas, atnaujinama lentelė Google Sheet ir pan. Tai suteikia vieningą darbo srautą ir mažina sistemų šokinėjimą. -
Lanksti kainodara
Žinoma, budžetas mažose įmonėse dažnai ribotas. Zapier siūlo įvairius planus, ir pradžia gali būti su nemokamu ar mažos kainos planu. Tai leidžia testuoti naudą ir vėliau plėsti automatizaciją. Zapier -
Galimybė augti be didelių technologinių investicijų
Nesant didelės IT komandos, mažos įmonės gali susidurti su iššūkiais diegiant automatizacijas. Zapier – „paspausk mygtuką“ tipo įrankis: nereikalauja programavimo, leidžia greitai paleisti procesus. lowcode.agency
Konkretūs scenarijai mažajame versle
-
Pardavimai: kai gaunamas naujas kontaktas (pvz., per svetainės formą), automatiškai įrašomas į CRM, išsiunčiamas sveikinimo el. laiškas, vadovas gauna priminimą.
-
Marketingas: kai paskelbiama socialiniame tinkle, automatiškai sukuriama ataskaita Google Sheets, siuntimas komandos nariams.
-
Klientų aptarnavimas: kai gaunamas el. laiškas ar užklausa, automatiškai sukuriamas bilietas projektų valdymo sistemoje, atsakingam asmeniui pranešta Slack žinute.
-
Administracija: automatizuotas finansinių duomenų perkėlimas, periodinių ataskaitų siuntimas, duomenų kopijavimas tarp sistemų.
Į ką atkreipti dėmesį ir galimi iššūkiai
-
Nors Zapier yra „no-code“, reikės skirti šiek tiek laiko nustatyti pirmąsias automatizacijas — išsiaiškinti, kokie įvykiai (triggers) ir veiksmai (actions) reikalingi jūsų procesui.
-
Automatizavimas nerekomenduojamas „viskuo“ užimti — kai kurios užduotys vis tiek gali reikalauti žmogaus dėmesio (pvz., kūrybinis darbas, strateginis sprendimas).
-
Reikia tinkamai suplanuoti, kad automatizacija nesukeltų neteisingų veiksmų (pvz., netinkamas kontaktų priskyrimas). Procesai turėtų būti testuojami prieš paleidžiant „gyvai“.
-
Nusistatykite atsarginius mechanizmus: jeigu automatizacija sutriks, turėtų būti aišku, kas ką turi perimti.
-
Išlaikykite duomenų saugumą: automatizuodami procesus, išmanote, kur duomenys keliauja, kokios integracijos veikia, kokie leidimai suteikti.
Kaip pradėti mažam verslui
-
Inventorizuokite savo procesus – išsiaiškinkite, kurios užduotys yra pasikartojančios, laiko imlios, lengvai automatizuojamos.
-
Pasirinkite tinkamas aplikacijas – kokias sistemas naudojate (CRM, el. paštas, projektų valdymas, Google Sheets, Slack, kt.). Patikrinkite, ar jos integruojasi su Zapier.
-
Susikurkite pirmą „Zap“ – paprastas scenarijus, pavyzdžiui: naujas įrašas Google Sheets → siunčiamas el. laiškas atsakingam asmeniui.
-
Testuokite ir įvertinkite – stebėkite, kaip veikia, ar viskas vyksta sklandžiai, ar rezultatai atitinka lūkesčius.
-
Iteruokite ir pleiskite – palaipsniui pridėkite daugiau automatizacijų, optimizuokite procesus, deleguokite automatizavimui vis daugiau rutininių užduočių.
-
Matuokite naudą – sekite, kiek laiko sutaupėte, kiek mažiau klaidų, kokios užduotys dabar reikalauja mažiau rankinio darbo.
Apibendrinimas
Mažosios įmonės, kuris dažnai veikia su ribotu personalu ir ribotais resursais, gauna didelę naudą iš darbo procesų automatizavimo. Zapier – vienas iš prieinamiausių ir lankstiausių įrankių, leidžiantis susieti jūsų naudojamas aplikacijas, automatizuoti pasikartojančias užduotis, taupyti laiką, mažinti klaidų riziką ir kurti vieningą darbo eigą. Nors pradžia gali reikalauti šiek tiek planavimo, investicijos atsiperka greitai.